Порой, не будучи профессионалом в области бухгалтерского учета, бывает не просто решить какими критериями руководствоваться, принимая решение о том, кто же будет вести учет в Вашей организации.
Мы, в настоящем обзоре, постараемся дать некие обобщенные принципы, которые могут помочь сделать этот не простой выбор.
Отдельно отметим, что под бухгалтерской фирмой мы понимаем никоим образом не группу из 2-3 бухгалтеров, лично ведущих учет 10-15 организаций. Эту категорию лиц следует отнести к частным практикующим бухгалтерам.
Риск сотрудничества с подобными небольшими коллективами является одним из самых высоких. Иногда случается встречать приятные исключения, однако именно как исключения, тогда как в общей практике это неустойчивые временные коллективы, которые в редких случаях могут превратиться в крупную стабильную профессиональную организацию с отлаженной системой работы. По нашим наблюдениям, и это справедливо и в отношении любого другого бизнеса, не боле 10% бухгалтеров начинающих самостоятельно вести учет для нескольких сторонних организаций успешно минуют стадию становления и осуществляют выбранное направление работы более 3-х лет.
Бухгалтерская фирма, в нашем понимании, это профессиональная организация, которая имеет в штате от 10 сотрудников, ведет учет не менее 100 предприятий и предпринимателей и работает на рынке свыше 3-х лет.
В сотрудничестве с бухгалтерской фирмой одним из основных положительных факторов является стабильность этой организации и взаимозаменяемость её сотрудников.
Цена стабильности бухгалтерской фирмы – ориентация на промышленный масштаб ведения учета, а следовательно каждый из сотрудников бухгалтерской фирмы (совместно с помощниками) ведет учет у 10-15, а порой и большего количества предприятий, что естественным образом накладывает ограничения на размеры предприятий-клиентов.
Выбирая между альтернативами содержания собственного бухгалтера в штате организации и сотрудничеством с бухгалтерской фирмой необходимо четко понимать, когда наличие собственного бухгалтера в штате является объективной необходимостью.
Если Ваша деятельность находится на той стадии развития, когда внимание учетного работника требуется ежечасно, если объем операций таков, что для ведения учета необходимо от двух и более квалифицированных бухгалтеров – то передать учет бухгалтерской фирме можно лишь в части функции контроля, надзора и составления отчетности. То есть в этом случае бухгалтерской фирме, бывает иногда целесообразно передать лишь функции главного бухгалтера, тогда как рутинные учетные операции будут осуществлять собственные штатные сотрудники.
Также, для средних и крупных организаций, возможно и порой весьма целесообразно, сотрудничество с бухгалтерской фирмой в рамках передачи отдельного учетного процесса – например расчета заработной платы или иного четко обособленного набора операций.
Если же объем операций Вашего предприятия, отметим, что он не связан с денежным оборотом, это именно кол-во учетных операций, невелик и требует внимания бухгалтера, в среднем, не более часа в день – то это именно тот случай, когда сотрудничество с бухгалтерской фирмой наиболее выгодно и целесообразно. Это заведомо будет и дешевле и надежней чем собственный сотрудник, основное время которого ничем не занято.
В этом случае бухгалтерской фирме передается весь учетный процесс – начиная от составления первичных документов, подготовки платежных поручений и заканчивая составлением и сдачей отчетности.
Еще раз отметим, что критерий количества операций не связан с денежным оборотом.
Среди клиентов Центра бухгалтерского учета и налогового права «Консультант» есть организации с денежным оборотом превышающим 1 миллиард рублей в месяц, но с количеством учетных документов (счета-фактуры, акты, платежные поручения) до 3-х в день, тогда как те же розничные магазины при денежном обороте до 500 тыс. руб. имеют сотни, а порой и тысячи учетных документов за месяц.
Однако, количество операций не является единственным критерием оценки целесообразности передачи учета бухгалтерской фирме.
Чрезвычайно большое значение, в этом вопросе, имеет система налогообложения Вашего предприятия:
- Если Вы применяете упрощенную систему налогообложения с объектом доходы (то есть УСНО 6%) или же осуществляете деятельность в тех регионах России, где введен единый налог на вмененный доход (ЕНВД), то вне зависимости от объемов учетных операций, полная передача учета бухгалтерской фирме – разумна и выгодна
В рамках УСНО 6% - это объясняется тем, что учет, в основном, ведется лишь в части фактического поступления выручки и заработной платы сотрудников, а при ЕНВД – основным является составление отчетности и подготовка документов по ежеквартальным отчетам в ФНС и фонды и ежемесячному учету заработной платы сотрудников. Ведение бухгалтерского учета при УСНО 6% законом не предусмотрено, а при ЕНВД, в основном, носит формальный характер, поскольку фактически не сопровождается исчислением каких-либо налогов (кроме налогов и сборов с заработной платы сотрудников и единого налога на вмененный доход исчисляемого от унифицированных базовых показателей, как то объем торговой площади, количества работников и тому подобных).
Также весьма распространенной формой работы с бухгалтерской фирмой является автоматизация первичного учета на самом предприятии и составление первичных документов (фактур, накладных, учета поступления товаров от поставщиков) силами менеджеров по продажам, тогда как сам учетный процесс, на основе ведущейся на предприятии базы (например в программе 1С-Торговля и склад), полностью передается бухгалтерской фирме.
Тем не менее, порой предприятия выбирают сотрудничество с бухгалтерской фирмой, не взирая, на большой объем собственных операций и суммы оплаты услуг сопоставимые с содержанием собственного высококвалифицированного бухгалтера:
- Это те организации, которые годами не могут (по различным причинам), подобрать себе постоянного главного бухгалтера, в которых за год увольняется 4-й главбух, руководство которых устало от подобной текучести кадров. Для них стабильность и надежность сотрудничества с бухгалтерской фирмой становится основным определяющим фактором
Чаще всего подобные предприятия содержат в штате рядовых бухгалтеров и счетных работников и подстраивают свой рабочий процесс под возможность сотрудничества с профессиональной бухгалтерской организацией.
Также при выборе бухгалтерской фирмы, рекомендуем обратить внимание на перечень услуг, которые включены в стоимость обслуживания:
- Не существует утвержденного единого унифицированного перечня операций осуществляемого бухгалтерскими фирмами, а следовательно каждая из профессиональных бухгалтерских организаций сама вырабатывает и устанавливает приемлемый для неё способ и форму работы. Важно чтобы Ваша точка зрения, как клиента, совпадала с видением на форму работы и составляющие учетного процесса данной бухгалтерской фирмы. Вопрос казалось бы очевидный, но зачастую приводящий к конфликтам, будучи четко не оговоренным при заключении договора на бухгалтерское обслуживание.
В большинстве случаев, предприятие-клиент принимает установленный в бухгалтерской фирме порядок и подстраивается под него. Хотя бывают и исключения, но они достаточно редки, поскольку порядок и условия работы бухгалтерской фирмы выработаны годами на примере сотен предприятий-клиентов и вряд ли будут изменены под потребности отдельного заказчика, возможно лишь в исключительных случаях и ценной более высокой стоимости обслуживания.
В завершении хотелось бы отметить, что серьезная, крупная бухгалтерская фирма, перед заключением договора на бухгалтерское обслуживание, объективно оценит все факторы влияющие на возможность сотрудничества и в случае если таковое будет не выгодно и не целесообразно Вам как предприятию-заказчику – то добросовестная бухгалтерская фирма, сообщит об этом Вам и откажется от заключения договора. Советуем внимательно отнестись к аргументам специалистов, понять озвученные мотивы отказа от сотрудничества и в случае если таковым является рекомендация содержать собственный штат бухгалтеров – принять этот совет и последовать ему.
В случае если нет полной уверенности, сможете ли Вы сотрудничать с бухгалтерской фирмой или же Вам объективно необходим собственный штат бухгалтерских работников, можем порекомендовать обратиться в крупную бухгалтерскую организацию с целью получить объективный ответ на этот вопрос.
В качестве такового эксперта для Вас можем выступить и мы – Центр бухгалтерского учета и налогового права «Консультант».
10-ти летний опыт работы, более 500 клиентов на постоянном бухгалтерском обслуживании и работа в трех регионах России научили нас изначальной объективности в вопросах целесообразности сотрудничества внешней бухгалтерской организации с каждым новым, обратившимся к нам потенциальным клиентом.
Гораздо выгодней и надежней, в соответствующем случае, сразу отказаться от сотрудничества, дав рекомендацию содержать собственный бухгалтерский штат, чем ввести клиента в заблуждение и позднее негативно расстаться.
По нашему опыту – честность себя оправдывает. Не один десяток раз, предприятия с которыми мы так и не заключили договора на абонентское бухгалтерское обслуживание, в дальнейшем обращались к нам за помощью в ведении кадрового учета, судебных спорах с налоговыми органами, регистрации и перерегистрации ООО, и иных вопросах непосредственно не связанных с бухгалтерским обслуживанием.
Удачи Вам в решении такого важного для любого предприятия вопроса, как выбор бухгалтера!
